Encurtadores de links compatíveis com HIPAA: o que as organizações de saúde precisam saber

As organizações de saúde enviam milhares de comunicações digitais todos os dias: lembretes de consultas, links de telessaúde, atualizações de prescrições, resultados de laboratório e extratos de cobrança. Muitas dessas mensagens incluem links, e cada link pode expor informações privadas de saúde se for mal tratado.

Qualquer URL que leve a informações sobre um paciente identificável ou rastreie o comportamento vinculado a esse paciente se enquadra na HIPAA. Isso inclui links encurtados.

Os encurtadores de URL genéricos foram criados para equipes de marketing, não para ambientes regulamentados. A maioria não assinará Contratos de Parceiros Comerciais (BaaS), o requisito legal para lidar com Informações de Saúde Protegidas (PHI). Muitos não têm as salvaguardas técnicas exigidas pela HIPAA. Isso cria lacunas de conformidade que colocam as organizações de saúde em risco.

Um encurtador de links compatível com a HIPAA preenche essas lacunas. Ele implementa as salvaguardas necessárias, fornece trilhas de auditoria e estabelece as proteções contratuais necessárias para a comunicação com os pacientes. Para organizações que usam SMS, onde URLs encurtados são essenciais devido aos limites de caracteres, a conformidade não é opcional.

Este guia explica como a HIPAA se aplica ao encurtamento de links, o que torna um encurtador de links compatível, como as equipes de saúde usam links compatíveis na prática e por que o Rebrandly foi criado para comunicações regulamentadas.

Por que a HIPAA é importante para o gerenciamento de links

Links encurtados redirecionam o tráfego por meio dos servidores de um fornecedor. Durante esse redirecionamento, os encurtadores de links registram dados de cliques para análise. Esses metadados criam riscos da HIPAA. Sem salvaguardas, esses dados podem:

• Vincular um indivíduo específico a uma ação de saúde
• Revele padrões de comportamento do paciente
• Exponha identificadores que se qualificam como PHI

Os encurtadores de links não estão isentos de conformidade porque o conteúdo por trás do link está hospedado em outro lugar. Se um link for usado em fluxos de trabalho de saúde, ele manipulará PHI.

Entendendo a conformidade com a HIPAA

A HIPAA não certifica plataformas de software. Nenhum órgão regulador emite um selo de aprovação da HIPAA. As organizações se tornam compatíveis com a HIPAA implementando as salvaguardas necessárias e, quando necessário, firmando contratos de parceiros comerciais que as vinculam legalmente a essas salvaguardas.

Para lidar com a PHI adequadamente, os fornecedores devem implementar proteções administrativas, técnicas e físicas que protejam os dados dos pacientes. Esses requisitos são definidos nas Regras de Privacidade e Segurança da HIPAA e refletidos nos termos contratuais de um BAA.

O BAA da Rebrandly descreve essas responsabilidades, incluindo cronogramas de notificação de violações, tratamento obrigatório de PHI e obrigações relacionadas à desidentificação, incidentes de segurança e gerenciamento de subcontratados.

Isso é importante porque links encurtados coletam rotineiramente metadados que podem ser considerados PHI. Um evento de clique pode revelar:

• O endereço IP de um paciente
• O dispositivo ou local usado
• O momento de sua interação
• O fato de terem se envolvido com um fluxo de trabalho de saúde específico

Mesmo que um link abreviado não contenha informações médicas explícitas, ele pode expor dados comportamentais sobre a interação de um indivíduo com os serviços de saúde, colocando-os de acordo com os requisitos da HIPAA.

A lacuna de conformidade entre os principais encurtadores de links

Os encurtadores de links mais populares se recusam a assinar BaaS e não podem ser usados para comunicações regulamentadas pela HIPAA. Em muitos casos:

• Eles não assumirão compromissos contratuais em relação ao tratamento de PHI
• Eles não restringem o acesso interno às PHI
• Eles não mantêm as trilhas de auditoria necessárias para ambientes regulamentados
• Eles não fornecem obrigações de notificação de violação alinhadas com os cronogramas da HIPAA

Casos de uso comuns de serviços de saúde para encurtadores de links compatíveis com HIPAA

As organizações de saúde confiam em encurtadores de links em uma ampla variedade de interações com pacientes. Cada caso de uso tem necessidades regulatórias e operacionais específicas, tornando essencial o gerenciamento de links em conformidade.

• Lembretes de compromissos e links de agendamento: Links de SMS para confirmar, cancelar ou reagendar visitas revelam que um indivíduo está recebendo atendimento.
• Notificações de prescrição e instruções de farmácia: Os links podem expor detalhes de medicamentos ou informações de coleta, que são confidenciais de acordo com a HIPAA.
• Links de sessões de telessaúde: Os URLs de visitas virtuais quase sempre se qualificam como PHI porque conectam um paciente específico a um encontro clínico. Pesquisas e feedback de pacientes: Até mesmo links de pesquisas “anônimos” podem revelar dados de engajamento identificáveis se as análises não estiverem devidamente protegidas.
• Comunicações de seguro e cobrança: Links para EOBs, portais de pagamento e detalhes de cobrança geralmente contêm identificadores pessoais ou financeiros.
• Instruções de acompanhamento após a alta: Os links do plano de cuidados estão diretamente relacionados ao tratamento, tornando essencial o manuseio seguro.
• Acesso ao portal de registros médicos: Os portais de pacientes são destinos de alto risco e exigem rastreamento de links compatível e análises seguras para PHI.

Esses fluxos de trabalho mostram a frequência com que o PHI flui por meio de URLs encurtados, tornando o gerenciamento de links compatível um requisito fundamental para a comunicação moderna na área de saúde.

O que um Acordo de Parceiro Comercial (BAA) cobre

O BAA define o que seu fornecedor pode fazer com o PHI e quais salvaguardas ele deve implementar. Um BAA compatível, como o da Rebrandly, inclui vários componentes importantes que afetam os fluxos de trabalho de gerenciamento de links.

• Obrigações de segurança e salvaguarda: Requer proteções administrativas, físicas e técnicas para PHI, incluindo controles de acesso, criptografia, monitoramento e infraestrutura segura. Os subcontratados devem seguir os mesmos padrões.
• Restrições ao uso e divulgação de PHI: limita o uso de PHI a serviços autorizados, requisitos legais ou auditorias aprovadas.
• Requisitos de notificação de violação: exige que o fornecedor relate qualquer acesso ou divulgação impróprios sem demora injustificada e dentro de 60 dias após a descoberta.
• Requisitos de treinamento de pessoal: Exige treinamento da HIPAA para todo o pessoal que lida com PHI para garantir conformidade interna consistente.

O BAA transforma o gerenciamento de links em um processo regulamentado e auditável. Sem ele, um encurtador de links não pode ser considerado compatível com a HIPAA.

O que procurar ao avaliar o gerenciamento de links para a área de saúde

A escolha de uma plataforma de gerenciamento de links para o setor de saúde exige mais escrutínio do que para uso geral de marketing. A conformidade com a HIPAA é essencial, mas é apenas uma parte de um sistema de comunicação seguro. As organizações de saúde avaliam as plataformas usando um conjunto mais amplo de padrões.

• Disponibilidade do Acordo de Parceiro Comercial: Um fornecedor que não assina um BAA não pode lidar com PHI e não pode ser usado em fluxos de trabalho regidos pela HIPAA.
• Seguro e compatível: Auditorias independentes de SOC 2 Tipo 2 confirmam controles de segurança consistentes na prática. A conformidade com o GDPR e a CCPA garante os direitos dos titulares dos dados, o compartilhamento limitado de dados e práticas rígidas de tratamento em todas as regiões.
• Tempo de atividade e confiabilidade: Links de consultas, sessões de telessaúde e instruções de cuidados devem permanecer acessíveis em todos os momentos. O tempo de inatividade pode afetar diretamente a segurança do paciente.
• Escalabilidade para grandes sistemas de saúde: as plataformas devem oferecer suporte a milhões de mensagens SMS mensais sem limitação, atrasos ou degradação do desempenho.
• Domínios de marca para confiança e reconhecimento: Domínios como healthsystem.care/visit reforçam a legitimidade e reduzem as preocupações com phishing, enquanto os encurtadores genéricos têm maior probabilidade de acionar filtros de spam e diminuir o engajamento.
• Análise que preserva a privacidade: O rastreamento de cliques deve ser configurável e seguro contra PHI, geralmente por meio de desidentificação ou coleta restrita de dados.
• Compreensão profunda da conformidade com a assistência médica: os fornecedores devem tratar a HIPAA como um requisito regulatório, não como um recurso promocional. Termos como “certificado pela HIPAA” são sinais de alerta, pois essa certificação não existe.

Esses critérios garantem que sua plataforma de gerenciamento de links possa oferecer suporte seguro às comunicações com pacientes em grande escala e, ao mesmo tempo, atender a todo o espectro de requisitos de conformidade da área de saúde.

Para obter detalhes sobre a conformidade e a documentação corporativa da Rebrandly, visite o Rebrandly Trust Center em https://trust.rebrandly.com/.

Mantenha seus links em conformidade com a HIPAA com o Rebrandly

As organizações de saúde podem revisar a documentação de segurança da Rebrandly, incluindo as salvaguardas da HIPAA e os detalhes do BAA, no Trust Center: https://trust.rebrandly.com/

Comece um teste gratuito para testar o desempenho do link, a confiança da marca, a confiabilidade do tempo de atividade e o alinhamento da conformidade antes de uma implantação completa.

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