Raccourcisseurs de liens conformes à la loi HIPAA : ce que les organisations de santé doivent savoir

Les établissements de santé envoient des milliers de communications numériques chaque jour : rappels de rendez-vous, liens de télésanté, mises à jour des ordonnances, résultats de laboratoire et relevés de facturation. Nombre de ces messages contiennent des liens, et chaque lien peut exposer des informations médicales privées s'il est mal géré.

Toute URL qui mène à des informations sur un patient identifiable, ou qui suit le comportement lié à ce patient, relève de la HIPAA. Cela inclut les liens raccourcis.

Les raccourcisseurs d'URL génériques ont été conçus pour les équipes marketing, et non pour les environnements réglementés. La plupart ne signeront pas d'accords de partenariat commercial (BaaS), l'exigence légale pour le traitement des informations de santé protégées (PHI). Nombre d'entre eux ne disposent pas des garanties techniques requises par la HIPAA. Cela crée des lacunes en matière de conformité qui mettent les organisations de santé en danger.

Un raccourcisseur de liens conforme à la norme HIPAA comble ces lacunes. Il met en œuvre les garanties requises, fournit des pistes d'audit et conclut les protections contractuelles nécessaires pour les communications avec les patients. Pour les organisations utilisant des SMS, où les URL raccourcies sont essentielles en raison de la limite de caractères, la conformité n'est pas facultative.

Ce guide explique comment la HIPAA s'applique au raccourcissement de liens, ce qui rend un raccourcisseur de liens conforme, comment les équipes de soins utilisent les liens conformes dans la pratique et pourquoi Rebrandly est conçu pour les communications réglementées.

Pourquoi la loi HIPAA est importante pour la gestion des liens

Les liens raccourcis redirigent le trafic via les serveurs d'un fournisseur. Lors de cette redirection, les raccourcisseurs de liens enregistrent les données de clics à des fins d'analyse. Ces métadonnées présentent un risque HIPAA. Sans garanties, ces données peuvent :

• Associer une personne spécifique à une action de santé
• Révéler les modèles de comportement des patients
• Exposez les identifiants qui sont considérés comme des PHI

Les raccourcisseurs de liens ne sont pas exemptés de l'obligation de conformité car le contenu à l'origine du lien est hébergé ailleurs. Si un lien est utilisé dans les flux de travail du secteur de la santé, il gère les PHI.

Comprendre la conformité à la loi HIPAA

L'HIPAA ne certifie pas les plateformes logicielles. Aucun organe directeur ne délivre de sceau d'approbation HIPAA. Les organisations se conforment à la loi HIPAA en mettant en œuvre les garanties requises et, le cas échéant, en concluant des accords de partenariat commercial qui les obligent légalement à respecter ces garanties.

Pour gérer correctement les PHI, les fournisseurs doivent mettre en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques qui protègent les données des patients. Ces exigences sont définies dans les règles de confidentialité et de sécurité de l'HIPAA et reflétées dans les termes contractuels d'un BAA.

Le BAA de Rebrandly décrit ces responsabilités, y compris les délais de notification des violations, le traitement requis des PHI et les obligations liées à la désidentification, aux incidents de sécurité et à la gestion des sous-traitants.

Cela est important car les liens raccourcis collectent régulièrement des métadonnées qui peuvent être considérées comme des PHI. Un événement de clic peut révéler :

• Adresse IP d'un patient
• L'appareil ou l'emplacement utilisé
• Le moment de leur interaction
• Le fait qu'ils aient participé à un flux de travail de santé spécifique

Même si un lien raccourci ne contient pas d'informations médicales explicites, il peut exposer des données comportementales concernant l'interaction d'une personne avec les services de santé, ce qui le place dans le cadre des exigences de la HIPAA.

L'écart de conformité entre les raccourcisseurs de liens traditionnels

Les raccourcisseurs de liens les plus populaires refusent de signer le BaaS et ne peuvent pas être utilisés pour les communications réglementées par la HIPAA. Dans de nombreux cas :

• Ils ne prendront aucun engagement contractuel concernant le traitement des PHI
• Ils ne limitent pas l'accès interne aux PHI
• Ils ne tiennent pas à jour les pistes d'audit requises pour les environnements réglementés
• Ils ne fournissent pas d'obligations de notification des violations conformes aux délais HIPAA

Cas d'utilisation courants dans le secteur de la santé pour les raccourcisseurs de liens conformes à la loi HIPAA

Les établissements de santé s'appuient sur des raccourcisseurs de liens pour un large éventail d'interactions avec les patients. Chaque cas d'utilisation a des besoins réglementaires et opérationnels spécifiques, ce qui rend la gestion des liens conforme essentielle.

• Rappels de rendez-vous et liens de planification: des liens SMS permettant de confirmer, d'annuler ou de reprogrammer des visites indiquent qu'une personne reçoit des soins.
• Notifications de prescription et directives pharmaceutiques: les liens peuvent exposer des informations sur les médicaments ou les informations de collecte, qui sont sensibles en vertu de la loi HIPAA.
• Liens vers les sessions de télésanté: Les URL des visites virtuelles sont presque toujours considérées comme des PHI car elles relient un patient spécifique à un rendez-vous clinique. Sondages et commentaires auprès des patients: Même les liens « anonymes » vers des enquêtes peuvent révéler des données d'engagement identifiables si les analyses ne sont pas correctement protégées.
• Communications relatives à l'assurance et à la facturation: les liens vers les EOB, les portails de paiement et les informations de facturation contiennent souvent des identifiants personnels ou financiers.
• Instructions de suivi après la sortie: Les liens entre les plans de soins sont directement liés au traitement, d'où la nécessité d'une manipulation sécurisée.
• Accès au portail des dossiers médicaux: Les portails destinés aux patients sont des destinations à haut risque et nécessitent un suivi des liens conforme et des analyses conformes à la norme PHI.

Ces flux de travail indiquent la fréquence à laquelle les PHI circulent via des URL raccourcies, faisant de la gestion des liens conforme une exigence fondamentale de la communication moderne dans le secteur de la santé.

Ce que couvre un accord de partenariat commercial (BAA)

Le BAA définit ce que votre fournisseur peut faire avec les PHI et quelles garanties il doit mettre en œuvre. Un BAA conforme, comme celui de Rebrandly, comprend plusieurs composants clés qui affectent les flux de travail de gestion des liens.

• Obligations de sécurité et de sauvegarde: nécessite des protections administratives, physiques et techniques pour les PHI, notamment des contrôles d'accès, le cryptage, la surveillance et une infrastructure sécurisée. Les sous-traitants doivent respecter les mêmes normes.
• Restrictions à l'utilisation et à la divulgation des PHI: limite l'utilisation des PHI aux services autorisés, aux exigences légales ou aux audits approuvés.
• Exigences en matière de notification des violations: Exige du fournisseur qu'il signale tout accès ou divulgation inapproprié dans les meilleurs délais et dans les 60 jours suivant la découverte.
• Exigences en matière de formation du personnel: Nécessite une formation HIPAA pour tout le personnel qui gère les PHI afin de garantir une conformité interne constante.

Le BAA transforme la gestion des liens en un processus réglementé et auditable. Sans cela, un raccourcisseur de liens ne peut pas être considéré comme conforme à la norme HIPAA.

Ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation de la gestion des liens pour le secteur de la santé

Le choix d'une plateforme de gestion de liens pour le secteur de la santé nécessite un examen plus minutieux que pour une utilisation marketing générale. La conformité à la loi HIPAA est essentielle, mais elle ne constitue qu'une partie d'un système de communication sécurisé. Les organisations de santé évaluent les plateformes à l'aide d'un ensemble de normes plus large.

• Disponibilité du contrat de partenariat commercial: Un fournisseur qui refuse de signer un BAA ne peut pas gérer les PHI et ne peut pas être utilisé dans les flux de travail régis par la HIPAA.
• Sécurisé et conforme: Les audits indépendants SOC 2 de type 2 confirment la cohérence des contrôles de sécurité dans la pratique. La conformité au RGPD et à la CCPA garantit les droits des personnes concernées, un partage limité des données et des pratiques de traitement strictes dans toutes les régions.
• Disponibilité et fiabilité: Les liens de rendez-vous, les séances de télésanté et les instructions de soins doivent rester accessibles à tout moment. Les temps d'arrêt peuvent avoir un impact direct sur la sécurité des patients.
• Évolutivité pour les grands systèmes de santé: les plateformes doivent prendre en charge des millions de SMS par mois sans limitation, retard ou dégradation des performances.
• Domaines de marque pour la confiance et la reconnaissance: des domaines tels que healthsystem.care/visit renforcent la légitimité et réduisent les problèmes de phishing, tandis que les raccourcisseurs génériques sont plus susceptibles de déclencher des filtres anti-spam et de diminuer l'engagement.
• Analyses préservant la confidentialité: le suivi des clics doit être configurable et conforme aux normes PHI, souvent par le biais de l'anonymisation ou de la restriction de la collecte de données.
• Compréhension approfondie de la conformité des soins de santé: Les fournisseurs doivent considérer la loi HIPAA comme une exigence réglementaire et non comme une fonctionnalité promotionnelle. Des termes tels que « certifié HIPAA » sont des signaux d'alarme, car il n'existe pas de certification de ce type.

Ces critères garantissent que votre plateforme de gestion des liens peut prendre en charge en toute sécurité les communications avec les patients à grande échelle tout en répondant à l'éventail complet des exigences de conformité en matière de soins de santé.

Pour plus de détails sur la conformité de l'entreprise et la documentation de Rebrandly, visitez le Rebrandly Trust Center à l'adresse https://trust.rebrandly.com/.

Conservez la conformité de vos liens à la loi HIPAA avec Rebrandly

Les établissements de santé peuvent consulter la documentation de sécurité de Rebrandly, y compris les garanties HIPAA et les informations BAA, au Trust Center : https://trust.rebrandly.com/

Commencez un essai gratuit pour tester les performances des liens, la confiance de la marque, la fiabilité de la disponibilité et l'alignement de la conformité avant un déploiement complet.

‍